Наша небольшая редакция постоянно испытывает необходимость в планировании дел для личного и корпоративного пользования. Нужно соблюдать редакционную сетку материалов, не забывать о личных делах и попросту держать где-то под рукой список покупок на ближайшие выходные. На бумажные записи мы не полагаемся, предпочитая электронные решения — но и здесь не обходится без трудностей. Инструментов много, подходы разные. В этом «Воскресном чтиве» мы решили поделиться своим опытом ведения дел.
Алексей Стеценко, журналист UiP
Я начал задумываться над идеей полного контроля и планирования своего времени и рабочих задач достаточно давно, еще до начала работы в UiP, где такая система просто необходима. Как только в App Store нахлынула волна софта из планировщиков и списков дел, я принялся тестировать каждый из них и выбирать для себя оптимальный вариант. И столкнулся с несколькими сложностями.
Во-первых, чтобы что-то записать, нужно, чтобы это «что-то» вообще существовало — 2-3 года назад мой день не был настолько насыщенным, поэтому мне просто было незачем вести дневник своих действий. А какие-то несрочные задачи и планы я мог просто держать в голове. Это и спровоцировало выработку плохой привычки — зачем что-то записывать, если ты все равно это помнишь и делаешь вовремя? Сейчас эта привычка дает свои плоды. “Да-да, завтра сделаю” — а вспоминаешь только через неделю.
Во-вторых, если “что-то” все-таки существует, то я постоянно забываю записать. Забываю, потому что лень “прямо сейчас”. Это нужно бы как-то исправить, но мне, наверное, лень.
Сейчас мы всей командой пользуемся Trello, пересели на него с Wunderlist. Не скажу, что меня полностью устраивает новый планировщик, но он определенно удобнее прошлого. Все рабочие процессы понятно расписаны по карточкам, проблем с потерянными задачами нет, если, конечно, сам не забываешь заходить туда.
Но вот с личным планировщиком все не так гладко — работать в Trello на два фронта я не могу. У сервиса есть мобильное приложение, однако пользоваться им невозможно — это просто уменьшенная копия веб-версии. Если у тебя много карточек — придется пролистывать их все, пока не найдешь нужную. Поэтому иногда, чтобы не забыть что-то важное, я просто записываю это в обычных Заметках для iOS или на бумаге — простым дедовским способом.
Выбрать какой-то один планировщик и пользоваться им ежедневно я до сих пор не смог, хотя очень хочу. Вот прямо сейчас открою App Store и снова загружу все существующие, чтобы попробовать каждый.
Михаил Сапитон, журналист UiP
Я и продуктивность давно не можем найти взаимопонимания. Несмотря на продолжительный рабочий день и множество второстепенных задач, я продолжаю полагаться на свою память. В голове смешиваются сотни редакционных материалов, ведение личного блога, учебные проблемы. Несложно догадаться, что жизнь в таком режиме несколько утомительна. Прежде всего потому, что в области продуктивности не работает стандартное правило «от перестановки места слагаемых сумма не меняется». Здесь то как раз меняется — упорядоченные по времени и месту выполнения дела суммарно занимают меньше времени. А время — самое ценное мое достояние. Поэтому софт с пометкой «органайзер» и «планировщик дел» я всегда рассматривал с особым интересом. Неделю назад мы с Лешей условились рассказать о своих успешных (и не очень) опытах его освоения и вот, момент настал.
Давным-давно я пытался перевести дела в Evernote, поскольку там можно создать бесконечное количество упорядоченных в коллекции блокнотов. Но мое стремление к перфекционизму на корне убивало идею о быстрых и удобных записях — я принимался расставлять теги, распихивать заметки по блокнотам, выделять избранное и процесс затягивался надолго. Постепенно это стало надоедать и основной блокнот полностью потерял практичность: ворох заметок, абсолютно непригодный для работы. К тому же, Evernote почти не прибавлял в функциональности, а отсутсвие дизайнерских изменений наскучило — со временем он попросту устарел морально. И вместо органического развития стал идти по сегрегационному пути, все сильнее урезая возможности бесплатной версии — платить за премиум-подписку было одновременно бесполезно и необходимо. Неудивительно, что Evernote вскоре покинул мои устройства.
Почему я отказался от Evernote и не могу найти замену
Следующей высотой, которую я планировал покорить, стал Wunderlist — простой и лаконичный планировщик, работающий по системе GTD. И снова не сложилось. Прежде всего в базовой версии не хватало продвинутой древовидной системы, в которой мне удобнее всего организовывать дела. Да и визуальный стиль бесил напоминаниями о сквеморфизме времен iOS 6. Наверняка звучит странно, но дизайнерское оформление я ценю не меньше, чем функциональные возможности.
Главная же проблема, которая возникает при выборе органайзера — она вообще не в софте, а глубоко в подкорке мозга. Необходимо умение организовать себя и приучить к регулярности, нужно определенная доля прагматичности. А поскольку я импульсивен, мысли о упорядоченном задачнике соседствуют у меня с намерением спать всю жизнь. Но, совмещая поиски в App Store с чтением нужной литературы и твердой решительностью, я не оставлял попыток.
Поэтому попытался использовать Things — продвинутый и чрезвычайно дорогой планировщик. Основной фокус там делается на знаменитую систему GTD. Из общей папки задачи можно распределять по проектам и областям ответсвенности, а затем довесить остальные атрибуты, вроде тегов и времени выполнения. Но что меня действительно покорило, так это ориентация на связку macOS + iOS. Приложение использует все возможности для интеграции в операционную систему. Например, на Mac можно быстро добавить задачу из любого выделенного текстового отрезка. А кроме того, у Things построено собственное облако для синхронизации вместо нестабильного iCloud.
Обзор Things — что такое элегантная продуктивность
Но итог моего путешествия за продуктивностью неутешителен. Я стал пользоваться нативными инструментами — не в последнюю очередь благодаря возможностям Siri. Поэтому связка из «Календаря» и «Напоминаний» отныне руководит моим днем. Их возможностей достаточно, чтобы ориентировать в хитросплетении дня. Достаточно уделить 15-20 минут в начале дня на планирование – голосом я надиктовываю все нужное, пока собираюсь на работу или иду в метро. Наверно, не самый утешительный вывод из таких многолетних поисков. Но что поделать, простота берет верх. А еще — такой свободный инструментарий не связывает меня отдельной концепцией, вроде Getting Thing Done. Определенная свобода, которая меня пока что устраивает.