В 28 с половиной лет я очередной раз оглянулся назад и мне не понравилось то, что я увидел. Нет, жизнь зря не прошла — сделано было много чего. Но не сделано еще больше. А самое главное, я со странной ясностью увидел, как много времени каждый день трачу впустую. Как много перспективных идей осталось нереализовано, работы не сделано, планов не выполнено. И я решил что-то в жизни поменять, вот только в этот раз (такие озарения случались и раньше) список необходимых мер сложился быстро. О них, а также о полезных программных средствах я и расскажу в этом Чтиве.
Getting Things Done (или GTD) — невероятный по полезности труд Дэвида Аллена по повышению личной эффективности. Про методику я слышал неоднократно, какие-то рекомендации даже применял в планировании дел, но никогда особенно в тему не погружался. А зря. Потому как самый главный момент в изменении образа жизни психологический. И правильной мотивации гуру продуктивности Аллен уделил львиную долю внимания. Советов/постулатов он сформировал немало и здесь я все их перечислять не буду, но вкратце суть его подхода к делам озвучу.
Дела (понятие охватывает все, что необходимо или стоит сделать, от мелочей вроде покупки скрепок и до планов по созданию транснациональной корпорации) не нужно держать в голове, все необходимо перенести на бумагу или электронный носитель. Затем обработать, огранизовать, провести ревизию и затем взяться за исполнение. Одного дела за раз, сосредоточившись и постаравшись решить задачу наилучшим образом. Прелесть подхода в том, что когда вы выгружаете из головы все хранящиеся там десятки или даже сотни задач, пустое пространство начинает заполняться новыми идеями, мыслями, решениями. Которые тоже будут сохранены. В теории, вы систематизируете не просто дела, а мышление. А когда четко понятно, что нужно делать и когда, стресса организм испытывает несравненно меньше. Это в теории.
На практике прочитать один (или десять) пусть даже идеально составленных трудов по личной продуктивности мало — нужно впитать многочисленные советы и применить их не себе. Это один аспект, а другой — подобрать оптимальное средство для ведения дел по подходящей методике. В моем случае, доступное с iPhone и Mac.
Поверите ли, но при существовании в App Store многих сотен программ для ведения дел отыскать подходящую оказалось чертовски трудно. Повальное большинство очень просты и непригодны для упорядочивания всего массива информации: личных и рабочих дел, жизненных планов, идей, списков, многоэтапных проектов. Да еще с возможностью отсортировать их по контекстам, срокам выполнения, четко структурировать. Есть несколько приложений (сервисов), специально заточенных под методику Аллена, но ни одно не вызвало во мне отклика. Дизайн, огрехи в эргономике, пробелы функциональности и прочие аспекты убивали даже желание начать. Три дня упорных поисков процесс перестройки мышления страховали Заметки iOS 7.
Затем от классических ToDo я ушел к альтернативным средствам. К счастью, вопросом построения продуктивной жизни заняты очень многие люди и мануалов написано множество (лучшие в англоязычном секторе Сети). Так были опробованы две системы: хитрая структура текстовых документов и Evernote. И они тоже потерпели фиаско. В первом случае гибкость не оправдала сложность быстрой фильтрации информации, во втором было некомфортно работать с системой на iPhone.
И тут мне повезло. Добрый человек предложил опробовать Omnifocus, отвергнутый еще в начале поисков по причине совершенно заоблачной стоимости ($20 программа для iPhone плюс $80 за версию для Mac (а для достижения полного дзена можно выделить еще $40 за Omnifocus для iPad)). Сказать по правде, к программам я отнесся настороженно и знакомиться не спешил. Разработал подходящую для меня систему, выделил основные контексты, собрал все незавершенные дела, проекты, планы, идеи. И тогда засел за Omnifocus. Часов на 6, не меньше. И это был очень приятный опыт.
Это не обзор приложения, так что я лишь вкратце расскажу о своей системе и тех возможностях, которые дарит программный комплекс Omnifocus:
— Все, что приходит в голову и должно (может) быть сделано, отправляется во временное хранилище Inbox. На Mac создание новой записи повешено на хоткей, окошко всплывает поверх текущего окна. Я пишу только название и иногда дополнительные сведения в поле “примечание”. На iPhone поступаю ровно так же, тем более, что открыв Omnifocus, в один тап попадаю в окно редактора, а кнопка “Сохранить” добавит запись в тот же Inbox. Облачная синхронизация соединяет дела из обоих источников воедино.
— Несколько раз в день я обрабатываю Inbox. Преимущественно с Mac, но и с iPhone это делать удобно. На телефоне приложение позволяет быстро определять проект, контекст и сроки для задачи, отмечать текущие флажком. Закончив с одной записью Inbox, перехожу к следущей стрелочкой в панели навигации, тратить время на выход в общий список не нужно. На Mac с задачами работать и того проще.
— Omnifocus позволяет создавать собственные фильтры — “Перспективы”, добавлять их на панель управления и присваивать им горячие клавиши. Более того, эти фильтры доступны и на iPhone. Так у меня появился список Today, собирающий задачи со сроком выполнения “сегодня” и “завтра”, а также отмеченные флажками. Отсортированы они по контекстам (то место, средство, окружение, в котором конкретную задачу желательно решить), у меня это: компьютер, телефон, дом, магазин у дома, любимый торгово-развлекательный центр, партнер по UiP и многие другие.
— Усевшись за компьютер, я смотрю текущие задачи в перспективе Today с контекстом Mac, и решаю самую актуальную. Их не много и меня не отвлекают те задачи, для решения которых нужно выехать в город или время которых еще не наступило. Аналогично с другими контекстами — они определяют, что у меня должно быть в фокусе в конкретный момент. Ровно то же самое происходит с iPhone, достаточно зайти в меню Today. Если есть пару минут свободного времени, я просматриваю категории Работа — UiP или Личное — Разное, добавляя дела в текущие, устанавливая сроки и расписывая в деталях проекты.
Когда я решаю задачу, я не думаю о многочисленных делах впереди. Меня не грузит, что их сотни, наоборот, я рад, что ничего из задуманного не затерлось в памяти. Если мне в процессе работы придет даже малоперспективная задумка, я сохраню ее в Omnifocus. А уже на стадии обработки спустя какое-то время решу, стоит ли сформировать дело, проект, идею, либо же удалить как мусор.
Будет нечестным сказать, что спустя 10 дней с момента запуска процесса перемен, моя жизнь стала более продуктивной. Все еще куча времени тратится понапрасну, работа не идеально структурирована, некоторые акценты поставлены не правильно. Но нет ни одного дела, которое просто забылось. Идеи генерируются несравненно активнее — свободное от забот пространство само собой наполняется, я только методично веду записи. Что нужно сделать и чего хочется достигнуть видно более явно.
P.S. Omnifocus уже приобрел, подробный обзор программ для iPhone и Mac в процессе написания.