Организация работы даже небольшого коллектива — задача непростая, что уже говорить о крупной компании. Руководителю нужно не только решать сотни текущих вопросов, но и неустанно контролировать выполнение делегированных задач подчиненными. Это влечет за собой создание порой ненужных должностей, выливается в периодические недоработки и карательные операции по выявлению виноватых.

От иерархической структуры отказываться не призываю — система проверена веками и определенно работает, а вот заняться грамотным распределением и контролем выполнения задач очень советую. Тем более, в наш цифровой век сервисов по организации коллективной работы существует немало и на любой вкус.

Сегодня мы познакомимся с перспективным сервисом Папирус, а точнее — с его одноименным iOS-клиентом.

Видеообзор

httpv://youtu.be/-Hq8jEjKEaY

Что такое “Папирус”?

“Система Папирус – это инструмент для эффективного управления проектами. С его помощью вы сможете ставить задачи себе или коллегам, отслеживать их выполнение и автоматизировать бизнес-процессы.” Так рассказывают о себе создатели. От себя добавлю, что этот гибкий сервис организации работы включает в себя полнофункциональное веб-приложение, мобильные клиенты для платформ iOS, Android и WP, систему уведомлений и открытые API. И все это легко собирается в исправно выполняющий свою роль механизм.

Веб-клиент представляет из себя характерную для таких продуктов оболочку — минимум красивостей, максимум фукциональных элементов. Доступен весь спектр возможностей сервиса, чуть более широкий, чем в мобильных клиентах. Но, к чести “Папирус”, весь процесс, от регистрации и до контроля выполнения исполнителями многоэтапного проекта, возможен с телефона или планшета.

Мобильная версия

Мы планомерно подобрались к сути материала. “Папирус” для iOS установлен, регистрация пройдена (потребуется указать имейл и заполнить пару полей), перед вами первое окно программы — “Входящие”. В оформлении опять правит минимализм. На месте — привычные по iOS пиктограммы, есть аккуратная служебная панель и большую часть времени скрытая вкладка с разделами.

  

Разделов, на первый взгляд, многовато, но это впечатление обманчиво. По сути, большая их часть — это фильтры, позволяющие быстро получить доступ к определенному типу задач. Новые замыслы попадают во “Входящие”, далее вы определяетесь со сроком их выполнения и перемещаете задачи в “Сегодня”, “Следующие”, “Запланированные” или “Когда-нибудь”. Такая система организации дел была популяризирована Дэвидом Алленом в бестселлере “Как привести дела в порядок” (“Getting Things Done”) и многократно проверена на практике. Это действительно очень удобно.

Помимо временных рамок, задачи сортируются по исполнителю (вкладка “От меня”), дате добавления (“Последние”), а также могут быть представлены общим списком (“Все задачи”). Естественно, не забыт и “Поиск”, позволяющий искать по всем внесенным в Папирус задачам или только по активным.

  

Содержание служебной панели немного меняется в зависимости от раздела, но кнопка создания новой задачи всегда на своем месте. Среди основных инструментов: обновление списка (синхронизация данных с облачным сервером), фильтрация по проектам, активности или срочности выполнения.

Контакты

Контактами станут ваши сотрудники и все задействованные в решении ваших задач лица. Добавляются в Папирус новые контакты посредством электронной почты (текст приглашения можно корректировать), а если они уже зарегистрированы в системе — поиском по имени или почте.

  

Каждому контакту присваивается информационная карточка. Отредактировать ее можно в веб-версии Папируса, указав контактную информацию, должность и отдел, а также роль в системе. Занесенный в базу данных телефон доступен и в мобильном приложении, в одно касание можно набрать контакт.

Задачи

Создание новой задачи

В этом меню кроются существенные отличия Папируса от простых менеджеров дел, пусть и с коллективным элементом. Помимо традиционных текста задачи, срока, принадлежности определенному проекту и, пожалуй, отметки о срочности, программа позволяет указать несколько нетипичных опций.

  

  

Поле “Кому” добавит исполнителей задачи. Они получат push-уведомления о постановке задачи и станут ответственными за ее выполнение. “Согласования” позволят жестко проконтролировать работу исполнителей. Адекватно оценивая нужды крупных компаний, создатели Папируса предусмотрели возможность установки многоэтапных согласований. Напоследок крайне полезная для удаленной работы возможность — приложение к задаче файлов. Можно сделать фотографию или выбрать из галереи устройства, а также прикрепить файл(ы) из облачных хранилищ Box.net и Google Drive.

Редактирование задачи

Тут тоже отыщется много интересного. Долгим тапом по заголовку задачи можно указать один из списков (“Входящие”, “Сегодня” и пр.), при чем таким образом вы можете перемещать не только свои задачи, но и ваших исполнителей. Меню записи даст еще больше возможностей. Задачи можно переназначать, аргументируя действие и даже указывая затраченное первым исполнителем время. К задаче можно оставлять комментарии и видеть диалог переписки, по необходимости создавать подзадачи. Записи со сроком можно перенести в календарь iOS. Даже процесс закрытия задачи обрадует скрупулезных руководителей. Доступны несколько полей: закрыть как выполненную/неактуальную/дубликат, прокомментировать, указать согласования.

  

  

Проекты

Проекты необходимы для контроля исполнения самых ответственных, многоэтапных и многолюдных задач. Здесь особое внимание уделяется распределению полномочий между участниками проекта и контролю доступности конкретных этапов исполнителям. Проекты разграничивают руководителей, участников, ответственных и тех, у кого необходимо получить согласования. Таким образом можно предельно точно определить роли каждого задействованного в исполнении задачи лица и оградить ценную информацию он нежелательного распространения.

  

Объявления

Эффективный способ уведомить участников вашей системы управления о чем-либо. Указывается текстовка, принадлежность к проекту, период активности и, в случае необходимости, ставится отметка о срочности. Как и к задаче, к объявлению можно прикрепить файл.

  

Цена вопроса

Напоследок кратко расскажу о ценовой политике сервиса Папирус. Он существует в бесплатной и платной версиях. Бесплатная накладывает минимальные ограничения на количество допускаемых работников (25 человек), ограничивает задачу двумя соисполнителями, лимитирует список задач — 1000/год и еще в некоторых моментах сдерживает пользователей. Платная, или премиальная версия лишена этих ограничений, но обойдется в $5 за каждого пользователя в месяц. Полная сравнительная таблица доступна по ссылке.

* * * *

Перечитывая текст, да и в минуты первого знакомства с Папирусом, неоднократно посещала мысль: “Как же все сложно, как же запутано!”. Но это впечатление обманчивое. Да, возможностей много. Да, разбираться в дебрях допуска к задачам или многоуровневых согласований в случае использования Папируса в компании с пятью сотрудниками — перебор. Но обширные возможности в данном случае — это дополнение к основательному базису. А он таков, каким должен быть в правильном инструменте этого типа: гибко настраиваемые задачи и окно редактора всегда под рукой, оперативные уведомления, возможность комментирования, проекты (не обязательно сложные), обязательная фильтрация задач. Приложить файл в произвольном формате, да еще и хранить его в облаке тоже позволит мало какой организатор коллективной работы. И все это при соблюдении определенных условий совершенно бесплатно.

Папирус нельзя назвать абсолютно универсальным инструментом — некоторые виды деятельности могут требовать более гибкого и персонифицированного подхода к организации работы. Но в большинстве малых и средних компаний подобный софт может основательно упростить жизнь управленцам, да и рядовым исполнителям тоже. Ведь каждый будет четко понимать, за что он отвечает, сколько у него есть времени и у кого спросить совета, выполняя задачу. Тотальные контроль и ясность, но при том ненавязчиво и в цифровой форме.

Хорошо

  • Система папок по сроку выполнения задачи.
  • Список поставленных вами задач.
  • Гибкая система распределения ролей при исполнении задачи, проекта.
  • Многоэтапные согласования.
  • Возможность переназначить исполнителя.
  • Диалоги комментариев и лог действий по задаче.
  • Подзадачи.
  • Кнопка создания новой задачи доступна в большинстве меню.
  • Прикрепление файлов из облачных хранилищ.
  • Различные нотификации для срочных и несрочных задач.
  • Экспорт задачи в календарь iOS.
  • Вход в Папирус через Google Apps.
  • Открытые API.

Плохо

  • Нельзя редактировать текстовку задачи.
  • Нет тегов, полноценных приоритетов (только отметка “Срочно”).
  • Поиск только в упрощенной форме (по сравнению с веб-версией).
  • Не самые интуитивные инструменты — иконки не всегда означают то, к чему мы привыкли в iOS.
  • Нет возможности править личную информацию.

Папирус

Разработчик: Simply Good Software
Версия: 3.8
iPhone + iPad (2,9 Мб) - free [Скачать]
UiP рейтинг: 8/10


Розыгрыш iTunes Gift Card $15

Розыгрыш iTunes Gift Card $15 общий для всех соцсетей. Но активность во всех четырех значительно (в четыре раза!) повышает ваши шансы на победу!

Розыгрыш в Твиттере:

1)  Зафоловить @UkrainianiPhone

2) Сделать Retweet этой записи:

https://twitter.com/UkrainianiPhone/statuses/297404472198582272

Розыгрыш в ВКонтакте:

1) Вступить в группу vk.com/UkrainianiPhone

2) Нажать "Мне нравится" и "Рассказать друзьям" на этой записи:

http://vk.com/ukrainianiphone?w=wall-5072219_77310

Розыгрыш в Facebook:

1) Стать фаном странички facebook.com/UkrainianiPhone

2) Нажать "Мне нравится" и "Share" на этой записи:

https://www.facebook.com/photo.php?fbid=584355924926511&set=a.458879684140803.115402.110733815622060&type=1

Розыгрыш в YouTube:

1) Подписаться на канал youtube.com/user/uaiphone

2) Посмотреть видео, "лайкнуть" его и оставить произвольный комментарий:

http://youtu.be/-Hq8jEjKEaY

Конкурс продлится до 10:00 воскресенья 03 февраля 2013 года


Победитель

Подводим итог розыгрыша iTunes Gift Card $15.

Из 636 участников выбираем победителя, используя генератор случайных чисел http://www.psychicscience.org/random.aspx:

Для получения iTunes Gift Card напишите на почту contest[at]ukrainianiphone.com, в теме укажите "Конкурс Папирус". Почитать об использовании карточек можно здесь.

joniqus

Йонас Рожков

Большой любитель единорогов, энтузиаст IT и любящий папа. Когда-то писал на UkrainianiPhone.com

Материалы

Нашел ошибку в тексте? Выдели ее и нажми Ctrl + Enter
  • ratijas

    измените шаблон розыгрыша: не «во всех трёх», а «во всех четырёх». и «в четыре раза соответственно»))

    • joniqus

      Спасибо, поправил =)

  • Sam

    всё сделал, надеюсь на победу, сколько раз участвовал в розыгрышах айтюнс баксов, ни разу не побеждал))

  • а где результаты конкурса?

  • Жорж

    Все вышло. Где результаты розыгрыша?

  • Sam

    Поздравляем победителя!)