Как бы сильно iPhone, а тем более iPad всем своим видом не кричали про обширные мультимедийно-развлекательные возможности, гаджеты даже очень годятся в качестве замены архаичному органайзеру. И для развертывания мини-офиса в оболочке iOS изначально присутствуют все необходимые программы — нужно только уметь им грамотно распорядиться. Об этом (опираясь на собственный опыт) я и расскажу в сегодняшнем “Чтиве”.

Диспозиция

Начнем с задачи — нужно держать текущие дела в порядке и под контролем. Под термином “дела” я имею в виду встречи, события, списки todo, текущие заметки-комментарии и прочую нужную для дела информацию. Крайне важным элементом системы на первых порах станут уведомления, их мы обязательно учтем.

Софт

Пользоваться мы будем только предустановленным в iOS 6 набором программ: Календарем (Calendar), Напоминаниями (Reminders) и Заметками (Notes). Причина вовсе не в экономии средств — просто при грамотном подходе этих программ более чем достаточно для большинства задач, и, кроме того, они имеют несколько весомых преимуществ на фоне аналогов от сторонних разработчиков.

Этап I. Настройка

“Ядром” вашей деловой системы будет учетная запись Apple ID. Все гаджеты, а также компьютеры Mac должны быть подключены к одному аккаунту, что обеспечит автоматическое обновление (актуализацию) информации — записей календаря, списков дел, заметок. Это круто, и нет ни одной причины отказываться от такой возможности.

Для iOS

Настройки -> iCloud

Проверяем “Уч. запись” — должна совпадать на всех девайсах.
Включаем (если вдруг отключены) “Календари”, “Напоминания”, “Заметки”.

Для Мас

Системные настройки -> Почта, адреса и календари -> iCloud

Проверяем имя учетной записи iCloud — должно совпадать с указанным в девайсах.
Ставим галочки (если вдруг не стоят) напротив “Календари и Напоминания” и “Заметки”.

Настраиваем Календарь

Настройки -> Почта, адреса, календари -> раздел “Календари”

Настроек как и у большинства программ от Apple минимум. Нас интересуют лишь автоматические уведомления и календарь по умолчанию (в нем оказываются новые записи).

Рекомендую установить напоминание для “Событий” во время события, для “Событий на весь день” в день события (9:00), для “Дней рождений” — по желанию. На первых порах лучше использовать только один календарь — так путаницы в разы меньше, а новые создать труда не составит и после. Он-то и окажется нашим основным календарем.

Приложеие Календарь -> Календари

Если календарей в списке много, поставьте галочки напротив календаря(ей) iCloud, а также “Дни рождения”. Остальные отключите во избежание путаницы.

Настраиваем Напоминания

Приложение Напоминания -> Раздел “Списки” (три горизонтальные черты)

Создайте несколько списков, например: Работа, Дом, Идеи, Цели, Список покупок. Включив режим правки, измените последовательность списков по важности/частоте использования.

Настройки -> Напоминания

Установите список по умолчанию.

Настраиваем Заметки

Настройки -> Заметки

Выбираем оптимальный шрифт (псевдо-прописной Marker Felt отпугнул ни одного потенциального пользователя).

Приложение Заметки -> Раздел “Уч. записи”

Переходим в список “Все iCloud”.

Этап II. Грамотное использование

Наиболее простой способ ведения дел — разделить их на собственно дела и события. Дела не привязаны к конкретному времени или временным рамкам, их вам просто нужно сделать. В большинстве случаев уведомления о деле не требуется. События обязательно произойдут в определенное время (встреча с партнером) или являются частью дневного плана (пары с 9:00 до 14:00).

Мой принцип построения дел:

1. События и дневные планы отправляются в Календарь. Благодаря возможности перетаскивать записи и менять их длительность маркерами, в течении дня полотно календаря можно основательно перекраивать, а что за день сделано не было — переносить на следующий.

2. Дела хранятся в Напоминаниях. Когда времени совсем в обрез, добавляю только короткий (но очевидный для меня) заголовок, а в дальнейшем дело могу оформить более полно. Напоминание выставляю редко, разве что в случае особой важности дела. Иногда пользуюсь уведомлением по месту (по прибытии домой, по убытии с текущего местоположения и пр.)

3. Заметки хранят разнообразную нужную информацию, которая сопровождает дела и события. Так как заголовки приложение не поддерживает, первой строкой лучше прописать характерный текст: Список покупок, Набросок статьи, Скачать альбомы и пр.

Советы по использованию связки Календарь + Напоминания + Заметки:

— Заносите как минимум в Напоминания АБСОЛЮТНО ВСЕ дела, идеи, планы, мысли, требующие обдумывания.

— Создайте контакт с вашим домашним и рабочим адресом (и проверьте, работает ли) для использования геолокационных уведомлений.

— Пользуйтесь уведомлениями: одним (во время события) или двумя (во время и за 3 часа до события).

— Расшаривайте списки Напоминаний с другими пользователями iOS/Mac для совместной работы.

— Создавайте новые события на Mac, а перенос данных на портативные гаджеты оставьте автоматической синхронизации и iCloud. Для систем OS X 10.8 доступны календари, напоминания и заметки, для OS X 10.7 — только календари.

— Используйте сокращения для постоянных событий. Например, я постоянно пишу статьи (C:), новости (Н:), веду рубрики “Гид по девайсам” (ГпД:) и “Мы рекомендуем” (МР:). Когда мне нужно создать событие с темой нового выпуска, я пишу: “МР: Instagram” вместо “Написать обзор Instagram для Мы рекомендуем”.

— Выработайте привычку ежечасно, а также по завершении какого-то дела заглядывать в Напоминания и Календарь (вместо того, чтобы держать весь дневной план в памяти).

Этап III. Результат

Все дела учтены и под контролем, а iPhone/iPad не осквернен сложным и, зачастую, ненужным софтом. План на день аккуратными плитками заполнил временный диапазон от 9:00 до 20:00 Календаря, дела, идеи, полезные мысли превратились в записи Напоминаний, а нужные массивы текста осели в Заметках. iДевайс зорко блюдет выполнение заданий, напоминая по времени или месту о необходимости сделать то и это. Идиллия.

Картинка навеяна вчерашним Хэллоуином, но призыв верный!

Есть ли минусы у предложенной схемы? Да, есть — обратной стороной простоты является ограниченность возможностей:

Календарь:

  • поля новой записи и их последовательность не настраиваются
  • не видно заполненности событиями дня в просмотре месяца на iPhone

Напоминания

  • нет тегов
  • нет многоэтапных дел — проектов
  • нет списка популярных локаций для уведомления по месту (нужно добавлять через контакты)
  • приоритет дела и выбор списка при редактировании события скрыты в подпункт

Заметки:

  • нет поиска по тектсту
  • нет заголовков
  • нет поддержки форматирования, добавления изображений к тексту
  • заметки идут одним списком, нет папок или хотя бы избранных заметок

Вроде и много недостатков перечислил, но для 95% пользователей они вовсе не критичны. Да и единый дизайн, простота, удобство использования и стабильное взаимодействие многого стоят. Проверено — схема работает.

joniqus

Йонас Рожков

Большой любитель единорогов, энтузиаст IT и любящий папа. Когда-то писал на UkrainianiPhone.com

Материалы

Нашел ошибку в тексте? Выдели ее и нажми Ctrl + Enter
  • Arti

    Если не ошибаюсь, то на iPad нету геолокационных уведомлений?

    • Алексей Шершнёв

      На сотовом есть.

    • joniqus

      Нет, на iPad 3 3G нет. Но с учетом характера девайса едва ли это существенно.

  • Nick

    галочка в стартовом фото напомнила про выборы )) я проголосовал за Юлю :P

  • Danny

    Да, галочка в начале как-бы намекает:)

    • joniqus

      Намекает невольно =)

  • evgenij_zaychuk

    Йонас, великолепная работа!
    только, вот, в Эппстор есть замечательное приложение под названием Time Optimizer.

    ориентированное, конечно, на англоязычного пользователя, но — нет этих танцев с бубном около трех приложений (календарь, напоминания, заметки).

    • joniqus

      Спасибо за похвалу!

      В App Store очень много классных приложений для ведения дел. И некоторые из них отлично совмещают учет дел + событий. Но зачастую они недешевые и к тому же перенасыщенные возможностями. Предложенная мною схема подойдет не для гуру GTD, а для простого пользователя. Мне ее хватает на 99% =)

      • Алексей Шершнёв

        Если я правильно прочитал обзор — для Вашей схемы ведения дел нужна макось на десктопе?

      • joniqus

        Нет, но один из плюсов этой схемы в синхронизации данных между iPhone, iPad, iPod touch и Mac (OS X 10.8). По идее, сгодится любой компьютер с доступом в интернет — веб-версия iCloud со всеми этими приложениями вполне пригодна для дела.

  • Кирилл Быков

    Очень интересное приложение AwesomeNote . Если кому-то хочется попробовать альтернативы…

    • joniqus

      Очень-очень крутое!

  • Подскажите, где я ошибся в действиях, почта iCloud не принимает письма.

  • irus

    Как по мне- гораздо эффективнее связка Календарь+Omnifocus+Evernote

  • Pingback: Воскресное чтиво. Тайм-менеджмент, или как не дать времени утекать сквозь пальцы()

  • Yurij

    Стаття цілком зрозуміла та повноцінна. Тільки от у мене питання: за допомогою якого додаткового софту можна переглянути в одночасно заплановані на день нагадування+задачі, що є в Айфоні. Вже довго шукаю, єдина альтернатива Calendars 5, але він перегружений функціоналом, мені ж достатньо стандартного, просто хочеться згруповано його переглядати. Дякую.